Privacyverklaring

HC Haarlem respecteert de privacy van de bezoekers van haar website, In het bijzonder de

rechten van bezoekers met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Vanwege volledige transparantie met onze leden en andere relaties hebben wij daarom een beleid geformuleerd en geïmplementeerd met betrekking tot deze verwerkingen zelf, het doel ervan alsook de mogelijkheden voor betrokkenen om hun de rechten zo goed mogelijk te kunnen uitoefenen. Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

 

Totdat u op de website het gebruik van cookies en andere tracking systems accepteert, plaatsen wij geen analytische cookies en/of tracking cookies op uw computer, mobiele telefoon of tablet. Met het voortzetten van het bezoek van deze website accepteert u de volgende gebruikersvoorwaarden.

De huidige op de website beschikbare versie van de privacy policy is de enige versie die van

toepassing is zolang u de website bezoekt, totdat een nieuwe versie de huidige versie vervangt.

 

1. Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:

1.1. HCH, de vereniging Hockey Club Haarlem gevestigd te Haarlem en

geregistreerd bij de Kamer van Koophandel;

1.2. App, de verzameling van officieel door het HCH bestuur aangewezen applicaties die ingezet worden om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen;

1.3. Website, de verzameling van officieel door het HCH bestuur ingezette communicatiemiddelen

zoals de website van HCH, www.hchaarlem.nl en overige sociale netwerken waarop HCH

een profiel heeft, waaronder Facebook, YouTube, Instagram en Twitter;

1.4. Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu

ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag,

en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;

1.5. Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan

gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen,

maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens.

1.6. Lid, zoals omschreven in de Statuten van HCH. Het betreft degene die zich via de Website

en/of App inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk

account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);

1.7. Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt

over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;

1.8. Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte

mogelijkheden heeft om Content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde

toegang;

1.9. Beheerder, is de persoon die door het HCH bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens

te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App;

1.10. Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn:

Lid, Vrijwilliger of Bezoeker.

 

2. Algemeen

2.1. De hockeyvereniging HCH is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens

van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze

gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2. Door de Website en/of App van HCH te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als Lid

gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van

toepassing zijn.

2.3. Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de

Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te

melden aan HCH.

 

3. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1. Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven

en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van HCH uit:

a. een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

b. de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;

c. het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of

d. het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2. Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App Verwerken.

3.3. Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke

Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de

vereniging HCH.

3.4. Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van

gegevens tijdens de inschrijving bij HCH en het eventueel wijzigen van eigen

Persoonsgegevens (b.v. adres, telefoonnummer, e-mail).

3.5. HCH verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App

Persoonsgegevens verstrekken aan HCH in het kader van een verzoek om (nadere) informatie,

het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld

plaats in de volgende gevallen:

a. Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers

automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd

van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);

b. Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het

aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt HCH de daarvoor door de Gebruiker

verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en emailadres);

c. Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door HCH

ondersteund te worden, dient een Lid:

1. verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime)

telefoonnummer, e-mailadres en wachtwoord te verstrekken;

2. verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.

3.6. De verstrekte Persoonsgegevens worden door HCH uitsluitend verwerkt ten behoeve van de

uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het

expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.

3.7. HCH van de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen

van producten, diensten en/of activiteiten van HCH die voor de desbetreffende Gebruiker

interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij

contact opnemen via [email protected]

 

4. Beeldrecht

4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij HCH worden

regelmatig foto's genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van HCH, leden van

andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of App van HCH verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via

[email protected]  kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid betreft geen algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop

Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is

geposeerd. Portretten van Leden en bezoekers kunnen worden opgenomen op Website en/of

App ten behoeve van teamidentificatie.

 

5. AVG

5.1. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

 

6. Doorgifte aan derden

6.1. HCH heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden enkele

bewerkers ingeschakeld, met wie HCH een overeenkomsten heeft gesloten die erop toezien

dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische

beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

6.2. Voor het overige zal HCH de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bv.

sponsoren) delen, tenzij:

a. Door het Lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;

b. Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover

dat naar het redelijke oordeel van HCH in het belang van haar Gebruikers is.

 

7. Cookies

7.1. HCH maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een

computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt

wat de Gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van

de Website en/of App op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is

dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

7.2. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van

de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken

mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

 

8. Google Analytics

9. HCH maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door

Google, Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe

Gebruikers de Website en/of de App gebruiken.

9.1. Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website en/of de

App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor HCH en

andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt

verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie

wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google

stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn

van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. HCH is

hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

 

10. Sociale netwerken

10.1. Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of

delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook, Inc., Twitter van Twitter, Inc. en

YouTube van YouTube LLC ("sociale netwerken”). Deze buttons werken door middel van

stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes

worden cookies geplaatst. HCH heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de

privacy verklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te

zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

10.2. De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de

sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen

zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake

zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele

Persoonsgegevens. HCH is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid

hieromtrent uit.

 

11. Links naar en cookies op websites van derden

11.1. Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze

websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derde partijen van toepassing. HCH is

niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van

Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van

derden.

 

12. Inzage en correctie

12.1. De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo

nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker een verzoek tot inzage doen via [email protected]

 

13. Bewaartermijn

13.1. HCH bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan

noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij HCH op grond van

wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende

in:

a. De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar geteld gerekend vanaf

einde lidmaatschap;

b. De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt

zeven jaar;

c. Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere

tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens

eventueel geanonimiseerd te worden.

 

13.2. Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te

benaderen, heeft HCH graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij

beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het

aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

 

14. Beveiliging

14.1. HCH heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de

Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking,

waaronder:

a. opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en

beveiligde back-ups, en

b. toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account.

Ondanks dat HCH alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn

aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn

aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

 

15. Wijzigingen

15.1. HCH houdt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden

Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de

Website en/of de App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde

Privacyverklaring van HCH.

 

16. Contact

16.1. Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of andere aspecten van onze

dienstverlening, kan contact worden opgenomen met HCH via [email protected].