Privacyverklaring

(laatste update februari 2024)

 

1. Onderwerp

 

1.1. In deze Privacyverklaring informeert de vereniging HC Haarlem hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan HC Haarlem persoonsgegevens verwerkt.

 

1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft HC Haarlem uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG').

 

1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

 

(a) App: iedere app die door HC Haarlem beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.

 

(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan HC Haarlem als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.

 

(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

 

(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.

 

(e) Website: iedere website die door HC Haarlem wordt aangeboden, waaronder www.hchaarlem.nl of door HC Haarlem gebruikte sites binnen een social media dienst.

 

 

2. Algemeen

 

2.1. HC Haarlem verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.

 

2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.

 

2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

 

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

 

 

 

(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

 

(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op HC Haarlem rust;

 

(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

 

(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan HC Haarlem is opgedragen;

 

(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HC Haarlem of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

 

 

3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

 

3.1. HC Haarlem verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

 

(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

 

(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams, het registreren van blessures en het volgen van de ontwikkeling van spelers;

 

(c) het organiseren van evenementen van of op HC Haarlem, of borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;

 

(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen HC Haarlem;

 

(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

 

(f) het beheer van de organisatie van HC Haarlem, zoals het administreren van de diverse commissies;

 

(g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van HC Haarlem, onder meer via e-mail of App, bijvoorbeeld via de nieuwsbrief, al dan niet begeleid door gesponsorde inhoud;

 

 

 

(h) het screenen van vrijwilligers;

 

(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen, waaronder die van de KNHB;

 

(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

 

(k) de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;

 

(l) de administratie van haar vrijwilligers;

 

(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;

 

(o) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;

 

(p) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van HC Haarlem of ten behoeve van evenementen van HC Haarlem;

 

(q) de bevordering van het clubgevoel binnen HC Haarlem, waaronder door middel van het publiceren van verjaardagen op de website;

 

(r) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;

 

(s) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;

 

(t) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

 

 3.2. Persoonsgegevens worden door HC Haarlem e niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

 

 

4. Beeld en geluid

 

4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van HC Haarlem worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van HC Haarlem, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Om leuke en mooie momenten te laten zien en voor het bevorderen van het clubgevoel publiceert HC Haarlem deze beelden op Mijn HC Haarlem en, in beperkte mate, op de website, in de App of op onze social media.

 

 

 

4.2. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. HC Haarlem heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld, indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

 

 

5. Cookies

 

5.1. HC Haarlem maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Meer informatie hierover en de mogelijkheid om deze cookies te weigeren is te vinden in de cookietool op de website van HC Haarlem.

 

 

6. Ontvangers van persoonsgegevens

 

6.1. HC Haarlem deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

 

6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is HC Haarlem gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

 

6.3. HC Haarlem kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

 

6.4. HC Haarlem kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie. Ook kan HC Haarlem ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloudcomputerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

 

6.5. HC Haarlem kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van HC Haarlem in het belang van haar betrokkene is.

 

 

7. Bewaartermijn

 

7.1. HC Haarlem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.

 

 

 

7.2. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van HC Haarlem e zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.

 

 

8. Beheer persoonsgegevens 

 

Dat gaat via Mijn HC Haarlem. Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account op ‘Mijn HC Haarlem’, bereikbaar via de website www.hchaarlem.nl.

 

 

9. Rechten betrokkene

 

9.1. Betrokkene heeft het recht HC Haarlem te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om HC Haarlem te verzoeken om rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

 

9.2. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

 

9.3. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

 

9.4. Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal HC Haarlem de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft HC Haarlem nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van HC Haarlem. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is HC Haarlem gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

 

 

10. Contact 

 

Verzoeken aan HC Haarlem met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected] of per post aan HC Haarlem, tav de secretaris, Vergierdeweg 265b, 2026 BJ Haarlem

 

 

 

11. Wijzigingen 

 

HC Haarlem behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.